複数の利用者が、同じスペースを共有して働くシェアオフィス。働く場所の自由度が上がるといったメリットが多い一方で、気をつけなければいけないのがセキュリティです。セキュリティ対策がきちんと行われていないと、情報漏洩などのトラブルが起こるおそれもあります。

ここでは、シェアオフィスを使う際にセキュリティ面で個々に注意すべきポイントと、オフィス選びの際にチェックしたほうがいいポイントのほか、実際のセキュリティ対策の状況についてご紹介します。

シェアオフィス利用者がセキュリティ面で気をつけるべきポイント

シェアオフィスのセキュリティには、オフィス側で整備するものと、利用者が個々に対策するものがあります。まずは、利用者がセキュリティ面で気をつけるべきポイントを見ていきましょう。

1　荷物の盗難防止対策をする

法人契約した複数の方が利用するシェアオフィスでは、貴重品やデバイスの盗難に十分注意が必要です。シェアオフィスで用いることの多いノートパソコンやスマートフォン、タブレットなどの小型デバイスは、盗難リスクの高いアイテムといえます。

カフェや図書館のように不特定多数の方が出入りする場所ではないからと安心しがちですが、くれぐれも油断は禁物。離席時にデバイスが持ち去られることを防ぐため、スマートフォンと連携させるアイテムを使うことがおすすめです。

例えば、荷物からある一定の距離が離れると音で知らせるモニタリングアラームや、物の位置が確認できるスマートタグ、遠隔操作で端末にロックをかけるリモートロックといったシステムを導入しておくといいでしょう。

2　パソコンやスマートフォンなどにはパスコードを設定する

重要なデータを他人に見られることがないように、パソコンやスマートフォン、タブレットには、必ずパスコードを設定しておきましょう。

たとえわずかな時間であっても、離席する際には端末をスリープモードにしておくことも大切です。

3　パソコン画面ののぞき見防止対策をする

不特定多数の方が出入りするシェアオフィスでは、パソコン画面が見えることも情報漏洩のリスクになります。パソコン画面にのぞき見を防止できるプライバシーフィルターをつけるなどの対策が必要です。

4　書類はシュレッダーで廃棄する

不特定多数の方が使用するオフィスでは、ゴミ箱に捨てた書類から情報が漏洩する場合があります。不要になった書類は、そのままゴミ箱に捨てるのではなく、シュレッダーでしっかり裁断して廃棄しましょう。

シェアオフィスのセキュリティ面でチェックすべきポイント

続いては、シェアオフィスを利用する際に、セキュリティ面でチェックしておいたほうがいいポイントをご紹介します。

1　オフィスへの入館制限があるか

入退室管理がしっかりと行われているシェアオフィスでは、許可された方しか入室することができません。さらに、オートロックが導入されていれば、鍵の閉め忘れの防止にもつながります。

オートロックシステムでは、利用者にあらかじめ支給されている専用キーやPINコード、顔認証などで入り口を解錠し、入室後は自動的に扉が施錠されます。部外者や不審者の侵入を防げるほか、シェアオフィスでは予約管理システムや入退室の記録システムがあるため、誰がいつ利用していたのかを把握することもできます。

2　施錠できる設備があるか

ロッカーやキャビネット、専用個室など、シェアオフィス内に施錠できる設備があるかどうかもチェックすべきポイントです。一時利用できる鍵つきのロッカーなどがあれば、席を外す際に私物や貴重品を預けることができます。

また、シェアオフィスによっては、利用者が個別に管理できるロッカーの貸し出しを有料で行っているケースもあります。月極で使用できる鍵つきのロッカーや個室などを利用することで、書類や機器の紛失、盗難リスクを防げますし、毎回重い荷物を自宅から持ち運ぶ手間も省けます。

3　作業スペースに仕切りがあるか

他人とオフィススペースを共有するシェアオフィスでは、パソコンの画面が見えてしまっただけでも情報漏洩につながるおそれがあります。パーティションなど、作業スペースに仕切りが設けられているかをチェックしましょう。

4　会議や電話などで会話が聞こえないように防音対策があるか

情報漏洩リスクは、パソコン画面やデータ上に限った問題ではありません。オープンスペースでの会話や電話の内容から、機密情報が周りの方に漏れてしまう可能性もあります。取引先などと電話をする際には、会話内容や周りの方にも十分注意をしてください。電話専用のブースが用意されているシェアオフィスであれば、より安心です。機密性の高い電話や会話、オンライン会議を行う際には、防音設備の整った会議室を利用しましょう。

5　ネットワークのアクセス制限や通信が暗号化されているか

ほとんどのシェアオフィスでは、Wi-Fiが完備されています。法人契約した社員以外の方が使えないようにアクセス制限されているか、通信が暗号化されている回線が導入されているかについては、事前に確認することをおすすめします。

6　複合機の認証はあるか

利用者が共同で使用するシェアオフィスの複合機は、認証式でないと印刷物の取り違えが起こる可能性があります。

なお、プリントした際に置きっぱなしにすると、印刷物の取り違えや紛失につながりますので注意が必要です。

7　防犯カメラがついているか

シェアオフィスの出入り口やフロア内に防犯カメラがついていれば、万一トラブルが起こったときに証拠を残すことができます。

防犯カメラの設置は、盗難など犯罪の抑止効果にもつながりますので、防犯カメラの有無は事前に確認しておきましょう。

8　警備員、警備システムがついているか

警備会社などと契約しているシェアオフィスなら、異常やトラブルが起こった際にも警備員が駆けつけてくれるので安心です。

シェアオフィスのセキュリティ状況は？

実際のシェアオフィスには、どのようなセキュリティ対策が施されているのでしょうか。

続いては、野村不動産のサテライト型シェアオフィス「H¹T（エイチワンティー）」で実施しているセキュリティ対策をご紹介します。

オフィスへの入室は予約開始5分前に表示されるスマートキー

H¹Tの契約者専用のウェブサイトにログインすると、予約開始時刻5分前よりスマートキーが表示され、予約しているオフィスの入り口を解錠することができます。予約終了時間になったら、同じく契約者専用のウェブサイトで付与されるスマートキーを使って退出します。また、NFCカード（交通系ICカード等）を登録して、施設の入退室に使用することもできます。

ボックスやブースなど、仕切りのある座席がある

H¹Tではオープンスペースのほか、ボックス席、ブース席といった、仕切りのある座席もご用意しています。さらに、ブース席には「サウンドマスキング」を設置し、常時、周囲に音を聞こえにくくする情報マスキング音が流れている状態です。ただし、機密性の高い会話やオンライン会議などを行う際には、ルーム（会議室）のご利用がおすすめです。

複合機のセキュリティ機能がある

H¹Tの複合機には、富士ゼロックスのクラウドオンデマンドシステムを採用しています。クラウドへアップロードする際に、1ファイルにつき1パスワードがランダムに発行されるほか、利用者が任意でパスワードを設定することも可能です。

なお、ファイルはプリントするごとに削除され、プリントしなくても6時間経過したファイルは、自動的に削除されます。

オープンスペースは、法人契約した社員以外は入室禁止

H¹Tでは、共有で使用するオープンスペースに、法人契約した社員以外が入室することはできません。入退室管理システムを徹底することで、セキュリティリスクの低減につなげています。

なお、ルーム（会議室）の利用に関しては、予約時に登録の上、法人契約した社員が同席していれば、外部の方を招待することも可能です。

一時保管ロッカーは無料、月極のロッカーは有料で使用できる

H¹Tには、無料の一時保管ロッカーと、有料の月極ロッカーをご用意しています。少し席を外す際には一時保管ロッカー、書類などの保管には月極ロッカーというように使い分けることも可能です。

セキュリティが万全のシェアオフィスで快適に働こう

シェアオフィスを利用する上で、セキュリティ対策は非常に重要です。情報漏洩などのリスクを防ぐためにも、セキュリティはシェアオフィスを選ぶ際の大きなポイントになるでしょう。

野村不動産のサテライト型シェアオフィス「H¹T（エイチワンティー）」では、スマートロックの入退室管理や防犯カメラによる対策など、安心して働ける環境づくりを行っています。

また、H¹Tは場所の選択肢も広く、都内ビジネスエリアをはじめ、仙台、名古屋、大阪など、全国主要都市にオフィスを展開しています。

H¹Tは、シェアオフィスをサテライトオフィスとしてご利用いただける、新しいオフィスの形態です。シェアオフィスを利用される際には、安心して働ける環境づくりを徹底したH¹Tを、ぜひご検討ください。

▼H¹Tのサイトはこちら
https://www.h1t-web.com/